Насколько важно и как долго нужно хранить документы связанные с бизнесом???
Когда вы начинаете бизнес, сбор квитанций и счетов может оказаться не самым приятным занятием. Тем не менее правильный учет затрат — это важнейшая часть бухгалтерского учета в малом бизнесе. Ведение точных записей поможет Вам планировать налоговые платежи, отслеживать прогресс, определять сильные и слабые стороны, ускорить подготовку годовой отчетности и избежать проблем с налоговой.
Читайте далее, чтобы узнать:
Как правильно вести учет затрат
Как должны выглядеть документы подтверждающие затраты
Как долго следует хранить финансовые документы
Что можно сделать, чтобы облегчить учет документации
ЗАЧЕМ ВООБЩЕ ВЕСТИ УЧЕТ?
Если вы директор компании, по закону вы обязаны вести учетные записи и хранить подтверждающие документы, а если вы предприниматель (Self Emloyed), это значительно упростит подачу вашей ежегодной декларации.
1. Это облегчает ведение бухгалтерского и налогового учета
Как бы вы ни решили вести учет — в таблицах, либо с помощью бухгалтерской программы или прибегнув к услугам бухгалтера, — своевременный учет документации поможет вам при подготовке годовой отчетности компании и налоговой декларации. Если ваши записи актуальны, вам не придется тратить время на поиск и упорядочивание документов, когда приближается срок сдачи отчетности.
2. Поможет в планировании бизнеса
Деньги — это жизненная сила любой компании. Ведя учет всех операций, вы можете отслеживать, сколько денежных средств поступает и когда, это значительно облегчает понимание того, когда можно инвестировать в развитие, а когда необходимо затянуть пояс.
3. Поможет определить сильные и слабые стороны Вашего бизнеса
Организованное ведение учетных записей позволяет со временем составить представление о том, насколько прибыльным является ваш бизнес. Также позволяют определить, откуда поступают доходы и какие направления являются наиболее прибыльными. Если вы используете бухгалтерскую программу для отслеживания операций, вы сможете в любое время просмотреть отчет о прибыли и убытках в реальном времени, на данную минуту. Это позволит выявить сезонные тенденции, а также обнаружить области, требующие улучшения.
4. Финансирование или продажа бизнеса
Потенциальные инвесторы, прежде чем дать согласие на финансирование, захотят ознакомиться с отчетами. Если вы ведете аккуратные и актуальные записи, то предоставление информации не составит труда. Заявка на получение кредита может быть отклонена если вы не сможете вовремя предоставить требуемую информацию. При продаже бизнеса, вы можете не получить желаемую цену или не найти покупателя, если бухгалтерская отчетность не отражает финансовую устойчивость компании.
5. Учет расходов и уменьшение налогов
Если гора скомканных чеков и счетов — это на сегодняшний день все что вы сделали для учета, в будущем, при формировании отчета, операции могут быть забыты, потеряны или пропущены. Это означает, что законные расходы не будут учтены и это приведет к увеличению налогов.
6. Своевременно определить момент достижения порога НДС
Каждый бизнес с оборотом более 85 тыс. фунтов в год должен зарегистрироваться как плательщик НДС. Эта сумма является накопительной, это означает, что необходимо ежемесячно проверять оборот за последние 12 месяцев. Без организованного учета это становится сложной задачей и может привести к штрафам из-за превышения порога в 85 тыс. и несвоевременной подачи заявки.
7. Выплаты задолженностей и оплата труда сотрудников
Ведение учета в реальном времени позволяет отслеживать движение денежных средств, определять прибыль, задолженность перед кредиторами и фонд оплаты труда. Если вы знаете, каким будет ваш денежный поток в ближайшие месяцы, то вы можете планировать, кому и когда платить.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СОХРАНЯТ? И КАК ВЕСТИ УЧЕТ?
Каждый бизнес должен вести учет всех продаж, платежей, расходов, поступлений, покупок в кредит, долгов, запасов, активов и обязательств. Необходимо также хранить другие необходимые документы, например выписки с банковских счетов. Не обязательно хранить документы в бумажном виде, можно хранить фотографии либо сканы.
Очень удобно использовать бухгалтерские программы которые распознают данные и сохраняют сканы. Мы помогаем нашим клиентам установить необходимое приложение и разобраться, удобно и помогает понимать и вести бизнес, когда все затраты отражаются в бухгалтерской программе сразу и в реальном времени, так же мы можем открыть доступ к бухгалтерской программе либо предоставляем необходимые отчеты по первому требованию.
КАК ДОЛГО НУЖНО ХРАНИТЬ ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
По закону каждый бизнес обязан хранить первичные документы. Это важно, поскольку в случае возникновения проблем с налоговой, проверяющий инспектор может потребовать предъявить старые записи. Записи по НДС должны храниться не менее шести лет, а налоговые декларации — пять лет.
В некоторых случаях требуется более длительный срок хранения. Например, если вы приобрели оборудование, которое, как вы ожидаете, прослужит вам более шести лет.
КАК ОБЛЕГЧИТЬ ЖИЗНЬ СЕБЕ И СВОЕМУ БУХГАЛТЕРУ?
Для нового бизнеса ведение бухгалтерского учета и сбор документации может показаться обременительным, поскольку приходится многому учиться. Бухгалтерская работа может накапливаться, если не следить за ней, особенно если вы ведете бизнес с большим количеством ежедневных операций. Выделять время каждую неделю для проведения сверки, загрузки квитанций и проверки финансового состояния бизнеса — это отличная привычка.
Берегите себя и свои доходы!!!
Нужна помощь — обращайтесь.
+44 79 8896 7392