Наскільки важливо і як довго потрібно зберігати документи, пов’язані з бізнесом???
Коли ви починаєте бізнес, збір квитанцій та рахунків може виявитися не найприємнішим заняттям. З усім тим, правильний облік витрат – це найважливіша частина бухгалтерського обліку у малому бізнесі. Ведення точних записів, допоможе Вам планувати податкові платежі, відстежувати прогрес, визначати сильні та слабкі сторони, прискорити підготовку річної звітності та уникнути проблем із податковою.
Читайте далі, щоб дізнатися:
Як правильно вести облік витрат
Як мають виглядати документи, що підтверджують витрати
Як довго слід зберігати фінансові документи
Що можна зробити, щоб полегшити облік документації
НАВІЩО ВЗАГАЛІ ВЕСТИ ОБЛІК?
Якщо ви директор компанії, за законом ви зобов’язані вести облікові записи та зберігати підтверджувальні документи, а якщо ви підприємець (Self Emloyed), це значно спростить подання вашої щорічної декларації.
1. Це полегшує ведення бухгалтерського та податкового обліку
Як би ви не вирішили вести облік – у таблицях, або за допомогою бухгалтерської програми або вдавшись до послуг бухгалтера, – своєчасний облік документації допоможе вам під час підготовки річної звітності компанії та податкової декларації. Якщо ваші записи є актуальними, вам не доведеться витрачати час на пошук та впорядкування документів, коли наближається термін подання звітності.
2. Допоможе у плануванні бізнесу
Гроші – це життєва сила будь-якої компанії. Враховуючи всі операції, ви можете відстежувати, скільки коштів надходить і коли, це значно полегшує розуміння того, коли можна інвестувати в розвиток, а коли необхідно “затягнути пояс”.
3. Допоможе визначити сильні та слабкі сторони Вашого бізнесу
Організоване ведення облікових записів дозволяє згодом скласти уявлення про те, наскільки прибутковим є ваш бізнес. Також, дозволяють визначити, звідки надходять доходи та які напрями є найбільш прибутковими. Якщо ви використовуєте бухгалтерську програму для відстеження операцій, ви зможете в будь-який час переглянути звіт про прибуток і збитки в реальному часі, на цю хвилину. Це дозволить виявити сезонні тенденції, а також виявити області, які потребують покращення.
4. Фінансування чи продаж бізнесу
Потенційні інвестори перед тим, як дати згоду на фінансування, захочуть ознайомитися зі звітами. Якщо ви ведете акуратні та актуальні записи, то надання інформації не складе труднощів. Заявка на отримання кредиту може бути відхилена, якщо ви не зможете вчасно надати потрібну інформацію. При продажу бізнесу ви можете не отримати бажану ціну або не знайти покупця, якщо бухгалтерська звітність не відображає фінансову стійкість компанії.
5. Облік витрат та зменшення податків
Якщо гора зім’ятих чеків та рахунків – це на сьогодні все, що ви зробили для обліку, у майбутньому, при формуванні звіту, операції можуть бути забуті, втрачені або пропущені. Це означає, що законні витрати не будуть враховані, і це призведе до збільшення податків.
6. Своєчасно визначити момент досягнення порога ПДВ
Кожен бізнес, з оборотом понад 85 тис. фунтів на рік, має зареєструватися як платник ПДВ. Ця сума є накопичувальною, це означає, що необхідно щомісяця перевіряти оборот протягом останніх 12 місяців. Без організованого обліку це стає складним завданням і може призвести до штрафів через перевищення порога 85 тис. та невчасне подання заявки.
7. Виплати заборгованостей та оплата праці співробітників
Ведення обліку у реальному часі дозволяє відстежувати рух коштів, визначати прибуток, заборгованість перед кредиторами та фонд оплати праці. Якщо ви знаєте, яким буде ваш грошовий потік протягом найближчих місяців, то ви можете планувати, кому і коли платити.
ЯКІ ДОКУМЕНТИ ЗБЕРІГАТИ? І ЯК ВЕСТИ ОБЛІК?
Кожен бізнес повинен вести облік усіх продажів, платежів, витрат, надходжень, покупок у кредит, боргів, запасів, активів та зобов’язань. Необхідно також зберігати інші необхідні документи, наприклад, виписки з банківських рахунків. Не обов’язково зберігати документи у паперовому вигляді, можна зберігати фотографії чи скани.
Дуже зручно використовувати бухгалтерські програми, які розпізнають дані та зберігають скани. Ми допомагаємо нашим клієнтам встановити необхідний додаток і розібратися з ним. Це є зручно і допомагає розуміти та вести бізнес, коли всі витрати відображаються в бухгалтерській програмі відразу і в реальному часі. Так само ми можемо відкрити доступ до бухгалтерської програми або надаємо необхідні звіти на першу вимогу.
ЯК ДОВГО ПОТРІБНО ЗБЕРІГАТИ ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ?
За законом кожен бізнес повинен зберігати первинні документи. Це важливо, оскільки у разі виникнення проблем із податковою, інспектор що перевіряє може вимагати пред’явити старі записи. Записи з ПДВ мають зберігатись не менше шести років, а податкові декларації – п’ять років.
У деяких випадках потрібний більш тривалий термін зберігання. Наприклад, якщо ви придбали обладнання, яке, як ви очікуєте, прослужить вам понад шість років.
ЯК ПОЛЕГШИТЬ ЖИТТЯ СЕБЕ І СВОЄМУ БУХГАЛТЕРУ?
Для нового бізнесу ведення бухгалтерського обліку та збір документації може здатися обтяжливим, оскільки доводиться багато чого вчитися. Бухгалтерська робота може накопичуватися, якщо не стежити за нею, особливо якщо ви ведете бізнес із великою кількістю щоденних операцій. Виділяти час щотижня для проведення звірки, завантаження квитанцій та перевірки фінансового стану бізнесу – це чудова звичка.
Бережіть себе та свої доходи!
Потрібна допомога – звертайтесь.
+44 79 8896 7392